ALLORIVE AUTO · GUIDES PRATIQUES
Un atelier fermé peut recevoir une demande, sans promettre une réponse immédiate.
Pour les horaires et congés d’un garage, distinguez l’ouverture de l’atelier, la réception des demandes et leur traitement par l’équipe. Mettez à jour les informations concernées et précisez la suite à donner. Un accueil numérique disponible ne signifie pas qu’un professionnel intervient à toute heure.
Séparer les horaires qui n’ont pas le même sens
L’accueil téléphonique peut avoir des horaires différents de l’atelier. Les modalités de dépôt d’un véhicule peuvent aussi être particulières. Écrivez les règles clairement pour éviter qu’un client interprète une ouverture comme une disponibilité pour tout type de visite.
Si la pause du midi, le samedi ou certains jours ont un fonctionnement spécifique, indiquez-le. Une réponse exacte mais incomplète peut suffire à provoquer un déplacement inutile.
Préparer une fermeture exceptionnelle
Avant les congés, listez les supports à mettre à jour : site, accueil, consignes téléphoniques et autres informations publiques que vous gérez. Définissez la date de fermeture et celle de reprise, puis vérifiez le retour à l’information habituelle.
Le service doit expliquer ce qui reste possible pendant cette période : laisser une demande, consulter les prestations ou utiliser un autre moyen de contact prévu. Il ne doit pas annoncer une intervention d’urgence que vous ne proposez pas.
Formuler la suite sans fausse garantie
« Votre demande sera reprise par l’équipe à sa réouverture » décrit une organisation générale si elle correspond à votre consigne. « Nous vous rappelons demain à 9 heures » constitue un engagement précis qui nécessite une validation.
Le client peut laisser une préférence de rappel. L’assistant conserve ce souhait, sans le convertir en créneau confirmé. Le tableau de bord sert ensuite à reprendre les demandes reçues pendant l’absence.
Vérifier les réponses aux dates importantes
Testez une question sur les horaires ordinaires, une autre sur la fermeture et une demande après les congés. Vérifiez aussi le renvoi de la ligne si le téléphone est activé.
Prévoyez une personne responsable des mises à jour. Allorive prépare les consignes avec votre atelier ; une modification de calendrier ne doit pas dépendre d’une supposition de l’assistant.
Vos questions
Un accueil IA signifie-t-il que le garage est ouvert 24 h/24 ?
Non. Recevoir une demande et disposer d’une équipe sur place sont deux choses différentes. Les horaires et modalités de reprise doivent être explicites.
Faut-il annoncer une durée précise de rappel ?
Seulement si votre atelier peut réellement tenir cette consigne. Sinon, indiquez la reprise par l’équipe sans promettre un créneau.